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資深項(xiàng)目經(jīng)理總結(jié)【京東研發(fā)部】高效的項(xiàng)目會(huì)議注意事項(xiàng)

2018-11-05    來源:常笑 京東信息化+
會(huì)議角色
      1、會(huì)議組織者
      2、議題提出者
      3、參會(huì)人員
 
總體要求
  1、目的要求:明確會(huì)議目的及主題并會(huì)前通知所有參會(huì)者。
  2、主題要求:一次會(huì)議最好只有一個(gè)主題,最多不要超過三個(gè)。
  3、議程要求:要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則,需要設(shè)定時(shí)間,準(zhǔn)時(shí)開始與結(jié)束。
  4、參會(huì)人要求:本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則,精選參會(huì)人,避免“陪綁”的現(xiàn)象。
  5、指定主持人:會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制。
  6、紀(jì)要要求:具備準(zhǔn)確完整、可執(zhí)行的會(huì)議記錄,包含議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、主持人、記錄人、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件等。
  7、時(shí)間要求:選擇合適的時(shí)間,如上午10:00點(diǎn)到12:00點(diǎn)、下午2:00點(diǎn)到4:00點(diǎn)比較適合開會(huì)。
  8、地點(diǎn)要求:選擇合適的地點(diǎn),如會(huì)議室大小、桌椅擺放、安靜的場(chǎng)所等。
 
小貼士
      會(huì)議公式
      1)開會(huì)+不落實(shí)=零 
      2)布置工作+不檢查=零
      3)抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)
 
會(huì)前準(zhǔn)備
      1、會(huì)議組織者:
  1)明確會(huì)議的目的、主題并通知所有參會(huì)人員;如果會(huì)議的主題,不是由會(huì)議組織者確定,還需在會(huì)前征詢相關(guān)人收集并整理的會(huì)議主題。
  2)確定會(huì)議的方式:面對(duì)面會(huì)議、電話會(huì)議、視頻會(huì)議等。
  3)提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施(比如電腦、投影儀、白板、白板筆、激光筆等)、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。
  4)至少會(huì)前提前1天發(fā)邀請(qǐng)給參會(huì)人員,說明會(huì)議的目的、主題、會(huì)議議程、會(huì)議形式、開始時(shí)間、持續(xù)時(shí)長(zhǎng)、地點(diǎn)、參會(huì)人等信息。
      2、議題提出者:
  準(zhǔn)備好會(huì)議材料并提前郵件發(fā)送給所有參會(huì)人員。
      3、參會(huì)人員:
  提前查看材料并做好準(zhǔn)備。
 
會(huì)議期間
      1、會(huì)議組織者:
  1)按照會(huì)議議程對(duì)每個(gè)議題控制時(shí)間,避免泛泛而談或海闊天空。
  2)會(huì)議時(shí)間需控制在1.5到2H以內(nèi)。
  3)可設(shè)置時(shí)間提醒,如現(xiàn)在還有60分鐘、30分鐘、10分鐘等。
  4)決議需要形成記錄并當(dāng)場(chǎng)宣讀出來確認(rèn)。
       2、議題提出者:
  講解每個(gè)議題,聽取與會(huì)者的意見和建議。
       3、參會(huì)人員
  需要積極參與到會(huì)議議程中來,圍繞會(huì)議主題展開討論。
 
會(huì)后總結(jié)
 
會(huì)議組織者:
  1、落實(shí)完整、可執(zhí)行的會(huì)議記錄。
  一般包括:
  1)過程記錄 ;
  2)各項(xiàng)決議列表 ;
  3)待決問題列表;
  4)下一步的行動(dòng)計(jì)劃,包含具體負(fù)責(zé)人員和完成期限。
  2、跟蹤各項(xiàng)決議的落實(shí)情況。


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